スマホで仕事完結のためのアプリ3選!これで8業種12社との取引にも十分です!

~情報提供編~

【時間がない・サクッと読みたい人】は赤文字と絵の部分をお読みください。

下町侍
下町侍

半年前までパソコンで取引先1社だったが、半年間で12社までスマホ一台で取引が成立するようになった拙者が案内するぜよ!

スマホの機能が発達したことで、スマホ一台で様々な業務がこなせるようになりました。便利なアプリやツールを組み合わせれば、スマホだけでいつでも場所を選ばずに仕事が行えます!

この記事では、拙者が特に愛用しているおすすめのビジネス系アプリやツールを、厳選して3つご紹介します。

この記事を読めば

「スマホだけで書類作成や経理もできたらいいのに」
「その日にやるタスクをスマホでメンバーと共有できるアプリはないかな?」
「日々の仕事効率を上げたい!」

など、少し知識があってさらに先に進みたい中級者の方も

ビジネスアプリBA

「それぞれのアプリの使い方がわかって、もっと快適にスマホで仕事ができる!」
と感じていただけるかと思います!

■1.Dropbox

dorpboxのアプリアイコン

Dropbox(ドロップボックス)は、ネット上にデータを預けられるオンラインストレージサービスです。

Dropboxのメリット

①スマホでオンラインのデータにいつでもアクセス

Dropboxアプリでアクセス

オンライン上にデータが保管されるので、スマホやタブレットからいつでもデータにアクセスできます。
USBメモリを持ち歩いて帰宅してパソコンに繋いで…といった手間が省け
拙者はスマホだけで快適に事務作業ができるようになりました!

②メンバーと楽々データ共有

Dropboxアプリでデータ共有

Dropboxのアカウントを持っている人同士なら、オンライン上で簡単にデータにアクセスできます。データをやり取りするとき、わざわざメールに添付したり印刷したりする手間がなくなるのはとても効率的です。

③ほとんどのデータを預けられる

預けられるデータはエクセルやワード、PDF、画像といった一般的なものから
音声やパワーポイントまで様々。
一般的な事務作業で使うデータならほとんどDropboxに預けられます。

Dropboxのデメリット

Dropboxは、無料プランだと最大3つのデバイスしか登録できません。

例えば、スマホ、ノートパソコン、タブレットの3つで使っている人が、さらに職場のパソコンなど4つ目のデバイスでも使いたい場合は、有料プランへのアップグレードが必要です。

また、オンライン上のデータを編集して保存する際は、インターネットが必要です。(オフラインで一時保存もできますが、オンライン上に古いデータが残ってしまいます)

!拙者からの一言!

下町侍
下町侍

有料アカウントにアップグレードもできるが、拙者は無料プランの機能でも十分満足しておる!
「あの書類が必要だった!」となっても、その場でスマホから編集や印刷ができて
外出時のストレス激減でござる!

■2.Todoist

Todoist(トドゥイスト)はタスク管理ツールです。スマホやパソコン上にアプリをダウンロードしてメールアドレスを登録すれば、無料ですぐに使えます。

Todoistのメリット

ToDoistのアイコン

①ToDoリストをサクサク登録

Todoistに追加

忘れがちな予定をどんどん記録することができます。
例)
・書類に印鑑を押して返信
・銀行の支払い
・〇〇さんと△△の件打合せ
など

予定登録画面では、「優先度」「日付」も設定でき

次で紹介する「メンバーの招待」を行えば

誰にやってもらうかアサインすることも可能です。

有料プランにアップグレードすると、アラーム機能も使えるようになります。

②タスクを複数名で共有!

Todoistでタスクを共有

複数人で仕事をしていると、
「あの支払いは誰に頼んだっけ?」
「あの人に指示した業務、もう終わったかな?」
などのように、誰にいつ何を頼んだかごちゃごちゃになってしまいますよね。

Todoist内にメンバーを招待すれば、アプリの画面上で、いつでもお互いのタスクと進捗を確認できるようになり、指示の漏れや抜けを大幅に減らすことができます。

③その日のタスクをやり遂げたくなる!

ただタスクを管理するだけではなく、やり遂げるよう促してくれるもTodoistの魅力です。
その日に締め切りを設定しているタスクがあれば、当日になると自動的に「今日」というフォルダに振り分けられるので、常に手持ちのタスクを意識しながら無駄のない動きを意識できますよ。

Todoistのタスクを整理

今日中にできない量だなと思ったら、別の日へのリスケジュールも簡単に行えます。

!拙者からの一言!

下町侍
下町侍

拙者は「◯◯とのプロジェクト」「△△さんへの指示リスト」「経理業務」「月次業務」などのフォルダを作って、残っているタスクをTodoistで整理しておるでござるよ!

■3.グーグルスプレッドシート

グーグルスプレッドシートアプリ

グーグルが提供している、「スプレッドシート」「ドキュメント」「ドライブ」は、スマホでの事務作業にぴったりのツールアプリです。

グーグルが提供している、ブラウザ上で使えるエクセル風のアプリです。

メリット

①エクセルのような操作ができる

エクセルのように、テーブルの作成や本格的な表計算、複数シートを使ったデータの管理などが行えます。

②複数人で同時編集

スプレッドシートとエクセルの大きな違いは、複数人で同じデータを同時に編集できること。
他の人がデータを開いていても編集と上書き保存ができるので、同時進行している案件の管理表などにおすすめです。

また、必要に応じて、データをオフィスのエクセル形式にして保存し、パソコンのエクセルソフトで開くこともできます。

■4.グーグルドキュメント

外出先で文章を考えなければならないとき、スマホ上でワードのような文章を作ることができます。

スプレッドシート同様、こちらも複数人での同時閲覧と編集が可能です。

わざわざワードファイルをUSBメモリで持ち歩かなくても、ドキュメントのURLを相手に教えれば、その場でお互いにデータを確認することができます。

ドキュメントのデータも、ワード形式でのダウンロードが可能です。

!拙者からの一言!

下町侍
下町侍

「エクセルやワードを使った作業=パソコンでしかできない作業」という概念は、もはやなくなったと言えるでござるな!

!拙者からの締めの一言!

下町侍
下町侍

グーグルのツールアプリはどれも、スマホで操作しやすいものばかりでござるよ。グーグルアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で使えるでござる。
スマホで仕事を完結させるためには、グーグルのアプリで済むと言っても過言ではござらん!

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